Rittenregistratie Excel: gratis sjabloon en alle verplichte kolommen
Een rittenregistratie in Excel is een prima start: hieronder vind je een gratis sjabloon en precies welke kolommen je nodig hebt om sluitend te zijn voor de Belastingdienst. We laten ook eerlijk zien waar een kilometerregistratie Excel tekortschiet — en waarom een app vaak sluitender en minder foutgevoelig is.
Gratis rittenregistratie Excel-sjabloon
Je hebt geen duur programma nodig om te beginnen. Wil je gewoon je kilometers bijhouden Excel-gewijs, dan maak je in een paar minuten je eigen rittenregistratie formulier gratis in Excel met onderstaande opzet. Maak één werkblad per voertuig en één regel per rit.
Kilometerregistratie voorbeeld
Zo ziet een ingevulde regel eruit
| Datum | Beginstand | Eindstand | Vertrekadres | Aankomstadres | Doel / karakter | Km |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14-06-2026 | 52.140 | 52.187 | Sloestraat 15, Lewedorp | Coolsingel 40, Rotterdam | Klantbezoek · zakelijk | 47 |
| 14-06-2026 | 52.187 | 52.234 | Coolsingel 40, Rotterdam | Sloestraat 15, Lewedorp | Retour · zakelijk | 47 |
| 15-06-2026 | 52.234 | 52.252 | Sloestraat 15, Lewedorp | Stationsplein 1, Goes | Woon-werk | 18 |
Tip: maak van "Doel / karakter" twee aparte kolommen (doel én zakelijk/woon-werk/privé) als je het overzichtelijker wilt. Tel onderaan per categorie de kilometers op met een SOM-formule.
Wil je liever helemaal niet zelf bijhouden? Bekijk dan onze gratis rittenregistratie app die deze kolommen automatisch voor je invult.
Welke kolommen moet je bijhouden?
Voor een sluitende rittenregistratie belastingdienst Excel zijn er acht velden die je per rit moet vastleggen. Mis je er één, dan loop je het risico dat je administratie niet sluitend is bij een controle.
1. Datum
De datum van de rit. In een kilometerregistratie Excel zet je deze kolom vooraan, zodat je ritten chronologisch op volgorde staan.
2. Beginstand kilometerteller
De kilometerstand bij vertrek. Samen met de eindstand maakt dit je rittenregistratie belastingdienst Excel sluitend.
3. Eindstand kilometerteller
De kilometerstand bij aankomst. Het verschil met de beginstand is het aantal gereden kilometers.
4. Vertrekadres
Het volledige adres waar de rit begon. Een postcode of plaatsnaam alleen is niet sluitend genoeg.
5. Aankomstadres
Het volledige adres van de bestemming. Bij een retourrit registreer je de terugrit als aparte regel.
6. Gereden route
De afgelegde route, vooral als je bent afgeweken van de kortste weg. Dit voorkomt discussie over het aantal kilometers.
7. Doel / karakter van de rit
Het doel én of de rit zakelijk, woon-werk of privé is. Dit onderscheid is cruciaal voor je kilometervergoeding en bijtelling.
8. Aantal kilometers
Het aantal kilometers van de rit (eindstand min beginstand). Handig als losse kolom om snel te kunnen optellen.
Deze acht kolommen vormen samen het minimum voor een sluitend km registratie formulier gratis. Meer weten over wat de fiscus precies eist? Lees rittenregistratie en de Belastingdienst.
Excel vs een app: wat is sluitender?
Een ritregistratie Excel is gratis en vertrouwd, maar heeft duidelijke nadelen. Hieronder zetten we kilometers bijhouden in Excel eerlijk naast een automatische app. Steeds meer ondernemers kiezen daarom voor online rittenregistratie, waarbij een online ritregistratie in de cloud automatisch sluitend blijft.
Kilometers bijhouden in Excel
- ✓Gratis en vertrouwd
- ✓Volledig zelf in te richten
- ✕Volledig handmatig — elke rit zelf intikken
- ✕Foutgevoelig: vergeten ritten en typefouten
- ✕Geen automatische adressen of kilometerstanden
- ✕Snel niet meer sluitend bij een gat in de reeks
Automatische app
- ✓Automatische detectie via GPS, auto-Bluetooth en optioneel iBeacon
- ✓Adressen en kilometerstanden worden zelf ingevuld
- ✓Sluitend: alle 8 velden, geen gaten in de reeks
- ✓Woon-werk apart en bewaking van de 500 km-grens
- ✓Export naar PDF én Excel met één tik
- ✓Veilige cloud-back-up (EU/AVG) — 7 jaar bewaard
Conclusie: een rittenadministratie Excel is een goede start, maar een app is doorgaans sluitender en kost je veel minder tijd. Je begint gratis; voor automatische detectie en cloud-back-up kies je Premium voor €3,99 per maand of €29,99 per jaar. Vergelijk gerust met een losse kilometerregistratie app.
Automatisch bijhouden, exporteren naar Excel
Je hoeft niet te kiezen tussen het gemak van een app en je vertrouwde Excel. De app houdt je ritten automatisch bij en zet ze met één tik om in een Excel- of PDF-bestand. Zo lever je bij een controle een sluitend rapport aan en kun je de data gebruiken voor je facturatie.
- ✓ Ritten automatisch geregistreerd — geen formulier rittenregistratie meer overtypen
- ✓ Export naar Excel of PDF, klaar voor je boekhouder
- ✓ Alle 8 verplichte velden altijd compleet
- ✓ Voldoet aan de eisen van de Belastingdienst
Export · 2 formaten
Eén tik naar Excel of PDF
Rittenregistratie Excel — veelgestelde vragen
Is een rittenregistratie in Excel toegestaan door de Belastingdienst? +
Ja, een rittenregistratie belastingdienst Excel is toegestaan, mits de administratie sluitend is en alle verplichte velden bevat. Het probleem is in de praktijk niet dat Excel verboden is, maar dat een handmatige kilometerregistratie Excel vaak fouten of gaten bevat — en dan is hij niet meer sluitend.
Waar vind ik een gratis rittenregistratie formulier of sjabloon? +
Je kunt eenvoudig zelf een gratis rittenregistratie formulier maken in Excel: zet de acht verplichte kolommen bovenaan en vul per rit een regel in. Hieronder beschrijven we precies welke kolommen je nodig hebt voor een sluitende km registratie formulier gratis opzet.
Welke kolommen moet mijn kilometer registratie Excel bevatten? +
Een sluitende ritregistratie Excel bevat: datum, beginstand, eindstand, vertrekadres, aankomstadres, gereden route, het doel/karakter (zakelijk, woon-werk of privé) en het aantal kilometers. Mis je een van deze velden, dan is je administratie mogelijk niet sluitend.
Wat is het verschil tussen kilometers bijhouden in Excel en een app? +
Kilometers bijhouden in Excel doe je volledig handmatig: elke rit tik je zelf in. Een app legt ritten automatisch vast via GPS en Bluetooth, vult adressen en kilometerstanden zelf in en is daardoor sluitender en veel minder foutgevoelig dan een ritregistratie Excel.
Is Excel of een app sluitender voor de Belastingdienst? +
Een app is doorgaans sluitender. Bij km registratie zzp Excel is de kans groot dat je een rit vergeet of een kilometerstand verkeerd overtikt. Een app registreert automatisch en consequent, waardoor je administratie completer is en beter voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Kan ik vanuit de app alsnog naar Excel exporteren? +
Ja. Je houdt je ritten automatisch bij in de app en exporteert ze met één tik naar Excel of PDF. Zo krijg je het beste van twee werelden: het gemak van automatisch registreren én een vertrouwd Excel-bestand voor je boekhouder.
Hoe lang moet ik mijn rittenadministratie bewaren? +
De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug controleren, dus je bewaart je rittenadministratie Excel of app-export minimaal zeven jaar. In de app staat je administratie veilig in de cloud (EU/AVG), zodat je niets kwijtraakt bij een nieuwe telefoon.
Heb je een kilometerregistratie voorbeeld? +
Het kilometerregistratie voorbeeld hieronder toont een ingevulde regel met alle acht kolommen. Gebruik het als blauwdruk voor je eigen formulier rittenregistratie, of stap over op de app die deze regels automatisch voor je invult.
Begin vandaag — gratis
Voldoe moeiteloos aan de Belastingdienst. Upgrade naar Premium voor volledige automatisering.